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title: "RTO Manager + Xero — do cronograma ao livro contábil, com a Qualy no meio"
description: "O RTO Manager mantém o cronograma, a Qualy cobra o dinheiro e paga os agentes, o Xero recebe uma fatura limpa e uma conta a pagar limpa. O que cada sistema é dono, e o que concilia."
lastModified: "2026-10-15"
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## Site navigation

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# Seu cronograma do RTO Manager se cobra sozinho, e o Xero acompanha.

> O RTO Manager mantém o cronograma, a Qualy cobra o dinheiro e paga os agentes, o Xero recebe uma fatura limpa e uma conta a pagar limpa. O que cada sistema é dono, e o que concilia.

Uma linha de liquidação para conciliar na sexta, não trinta.

- **Systems:** RTO Manager and Xero, with Qualy in the middle
- **RTO Manager:** the source of truth
- **Qualy:** collects the money, holds and pays commission
- **Xero:** the ledger

## Who owns what

### RTO Manager

- Alunos e cursos
- O cronograma de pagamentos
- O agente e a comissão de cada linha
- Números de CoE

### Qualy

- Cobrar o dinheiro
- Perseguir o que está vencido
- Calcular e reter a comissão
- Repassar aos agentes

### Xero

- A fatura de cada pagamento
- A conta a pagar de cada comissão
- GST e categorias de rastreamento
- Os livros que seu contador assina

## What actually happens, in order

- **A cada três horas** — A Qualy lê o cronograma de pagamentos do RTO Manager e pega o que for novo ou alterado.
- **Dentro da hora** — O plano de pagamento está na Qualy e o aluno tem um único link para todas as parcelas.
- **Quando eles pagarem** — O aluno quita por cartão, PayTo ou transferência bancária, de onde estiver.
- **Minutos depois** — O Xero tem a fatura, marcada como paga, e uma conta a pagar do agente sob o número do RCTI.
- **Sexta** — O agente recebe o repasse. O contador concilia uma linha de liquidação e vai para casa.
- **Sempre que alguém paga na recepção** — O RTO Manager registra, a Qualy para de cobrar, e o Xero mostra como quitado.

## Both hops in one table

| In RTO Manager | In Qualy | In Xero |
| --- | --- | --- |
| Pagamento programado | Pagamento, cobrado | Fatura, marcada como paga |
| Linha cancelada | Pagamento cancelado | Rascunho excluído ou fatura cancelada |
| Taxa paga no RTO Manager | Pagamento baixado | Fatura marcada como paga |
| Agente e comissão | Split de comissão, GST incluído | Conta a pagar sob o número do RCTI |
| Aluno | Contato, com foto | Contato, identificado por e-mail |
| Curso e CoE | Pedido | Categoria de rastreamento |

## What this pair does not do

- **Não altera seus dados no RTO Manager** — Toda chamada é uma leitura do relatório de cronograma de pagamentos. Nada no RTO Manager é criado ou editado.

- **Não mexe em faturas que a Qualy não criou** — Qualquer coisa no Xero sem uma referência QLY é sua, inclusive tudo o que existia antes de você conectar.

- **Não funciona fora do dólar australiano** — O RTO Manager é um sistema australiano, e esta dupla roda em AUD.

- **Não percebe uma mudança na hora** — O RTO Manager não consegue nos avisar que algo mudou, então a Qualy lê a cada três horas. Tudo o que vem depois disso é imediato.

If your setup needs something this page does not list, ask us. Most of what is on this page started as a customer asking.

## Setup

**One start date, shared by both. Nothing older moves in either system.**

1. [Connect RTO Manager](/integrations/rto-manager.md)
2. [Connect Xero](/integrations/xero.md)
3. Pick the start date. Both halves share it.

## Questions

### Em quanto tempo uma mudança no cronograma chega ao Xero?

Em até três horas, porque é essa a frequência com que a Qualy lê o RTO Manager. Depois que a Qualy tem a informação, o lado do Xero é imediato.

### Continuo emitindo faturas no RTO Manager?

Não, e você deveria parar para os alunos que a Qualy cobra. A Qualy emite a fatura no Xero a partir do cronograma, uma vez.

### Onde aparece a comissão do agente?

Como um split na Qualy, na taxa e no GST da linha do cronograma, como uma conta a pagar no Xero sob o número do RCTI, e como dinheiro repassado no dia em que o agente é pago.

### E se um aluno pagar na recepção?

Registre no RTO Manager como você já faz. A Qualy vê na próxima leitura, para de cobrar e marca a fatura no Xero como paga.

## Related

- [Qualy and RTO Manager](/integrations/rto-manager.md)
- [Qualy and Xero](/integrations/xero.md)
- [All Qualy integrations](/integrations.md)

## More on Qualy

**Indústrias**

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**Suporte**

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- [Contato](/pt-br/contato.md)

**Produto**

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- [Hub da transparência](/pt-br/hub-transparencia.md)
- [API](/pt-br/api.md) — API da Qualy para pagamentos para estudo no exterior e agências de intercâmbio
- [Blog](/pt-br/blog) — Blog da Qualy sobre pagamentos em intercâmbio e educação internacional

**Legal**

- [Termos gerais](/pt-br/termos-e-condicoes.md) — Termos e condições
- [Termos para pagadores](/pt-br/termos-para-pagadores.md)
- [Jurídico e conformidade](/trust.md)