--- title: "RTO Manager + QuickBooks — del calendario al libro contable, con Qualy en el medio" description: "RTO Manager mantiene el calendario, Qualy cobra el dinero y le paga a los agentes, QuickBooks Online recibe una factura limpia y una cuenta por pagar limpia. Qué le pertenece a cada sistema, y qué concilia." lastModified: "2026-10-15" lang: "es" wordCount: 747 url: https://qualyhq.com/es/integrations/rto-manager-quickbooks --- ## Site navigation - [Para escuelas](/es/intercambio/para-escuelas.md) — Para escuelas con estudiantes internacionales - [Para agencias](/es/intercambio/para-agencias.md) — Para agencias de intercambio - [Precios](/es/precios) - [5-min demo](/es/demo.md) — Demostración de 5 minutos - [Login](https://dashboard.qualyhq.com) # Tu calendario de RTO Manager se cobra solo, y QuickBooks va al día. > RTO Manager mantiene el calendario, Qualy cobra el dinero y le paga a los agentes, QuickBooks Online recibe una factura limpia y una cuenta por pagar limpia. Qué le pertenece a cada sistema, y qué concilia. Una línea de liquidación para conciliar el viernes, no treinta. - **Systems:** RTO Manager and QuickBooks, with Qualy in the middle - **RTO Manager:** the source of truth - **Qualy:** collects the money, holds and pays commission - **QuickBooks:** the ledger ## Who owns what ### RTO Manager - Estudiantes y cursos - El calendario de pagos - El agente y la comisión de cada fila - Números de CoE ### Qualy - Cobrar el dinero - Perseguir lo que está vencido - Calcular y retener la comisión - Pagarle a los agentes ### QuickBooks - La factura de cada pago - La cuenta por pagar de cada comisión - Códigos de impuesto y clases - Los libros que firma tu contador ## What actually happens, in order - **Cada tres horas** — Qualy lee el calendario de pagos de RTO Manager y levanta todo lo nuevo o modificado. - **Dentro de la hora** — El plan de pagos está en Qualy y el estudiante tiene un solo enlace para todas las cuotas. - **Cuando paguen** — El estudiante salda con tarjeta, PayTo o transferencia, desde donde esté. - **Minutos después** — QuickBooks ya tiene la factura, marcada como pagada, y una cuenta por pagar del agente bajo su número de RCTI. - **Viernes** — Al agente se le paga. El contador concilia una sola línea de liquidación y se va a su casa. - **A la hora del BAS** — El GST queda en el código de impuesto que mapeaste, así que la declaración es un reporte y no una investigación. ## Both hops in one table | In RTO Manager | In Qualy | In QuickBooks | | --- | --- | --- | | Pago programado | Pago, cobrado | Factura, marcada como pagada | | Fila cancelada | Pago cancelado | Factura impaga eliminada, la pagada se deja como está | | Arancel pagado en RTO Manager | Pago recibido | Factura marcada como pagada | | Agente y comisión | División de comisión, GST incluido | Cuenta por pagar bajo su número de RCTI | | Estudiante | Contacto, con foto | Cliente, emparejado por correo | | Curso y CoE | Orden | Class | ## What this pair does not do - **No cambia tus datos en RTO Manager** — Cada llamada es una lectura del reporte de calendario de pagos. En RTO Manager no se crea ni se edita nada. - **No toca las facturas que Qualy no creó** — Todo lo que esté en QuickBooks sin un número de documento QLY es tuyo, incluido todo lo anterior a la conexión. - **No reabre un libro cerrado** — Una factura con fecha anterior a tu fecha de cierre en QuickBooks se deja como está, y el cambio queda registrado como omitido con el motivo. - **No funciona con QuickBooks Desktop** — Solo QuickBooks Online. RTO Manager es australiano y este par corre en dólares australianos. If your setup needs something this page does not list, ask us. Most of what is on this page started as a customer asking. ## Setup **One start date, shared by both. Nothing older moves in either system.** 1. [Connect RTO Manager](/integrations/rto-manager.md) 2. [Connect QuickBooks](/integrations/quickbooks.md) 3. Pick the start date. Both halves share it. ## Questions ### ¿Cuánto tarda un cambio del calendario en llegar a QuickBooks? Hasta tres horas, porque esa es la frecuencia con la que Qualy lee RTO Manager. RTO Manager no puede avisarnos de que algo cambió, así que Qualy revisa según un horario. Una vez que Qualy lo tiene, el lado de QuickBooks es inmediato. ### ¿Sigo emitiendo facturas en RTO Manager? No, y deberías dejar de hacerlo para los estudiantes que cobra Qualy. Qualy emite la factura en QuickBooks a partir del calendario, una sola vez. Facturar desde las dos puntas es la forma más segura de terminar con duplicados. ### ¿Dónde aparece la comisión del agente? Como una división en Qualy a la tasa y el GST de la fila del calendario, como una cuenta por pagar en QuickBooks bajo su número de RCTI, y como dinero pagado el día en que se le paga al agente. Tus agentes nunca te mandan una factura. ### ¿Y si un estudiante paga en recepción? Regístralo en RTO Manager como lo haces hoy. Qualy lo ve en la próxima lectura, deja de reclamarlo, y marca la factura de QuickBooks como pagada. ### ¿Esto funciona con QuickBooks Desktop? No. Este par es solo QuickBooks Online. Si estás en Desktop, hablemos sobre la vía de la API. ## Related - [Qualy and RTO Manager](/integrations/rto-manager.md) - [Qualy and QuickBooks](/integrations/quickbooks.md) - [All Qualy integrations](/integrations.md) ## More on Qualy **Industrias** - [Para escuelas](/es/intercambio/para-escuelas.md) — Para escuelas con estudiantes internacionales - [Para agencias](/es/intercambio/para-agencias.md) — Para agencias de intercambio **Soporte** - [Estado del sistema](https://qualyhq.statuspage.io/) — Estado del sistema Qualy - [Contacto](/es/contacto.md) **Producto** - [Demostración](/es/demo.md) - [Testimonios](/es/testimonios.md) — Vea lo que algunos clientes tienen que decir sobre Qualy - [Centro de transparencia](/es/centro-de-transparencia.md) - [API](/es/api.md) — API de Qualy para pagos para estudios en el extranjero y agencias de intercambio - [Blog](/es/blog) — Blog de Qualy sobre pagos para la educación internacional **Legal (en inglés)** - [Términos generales](/terms-and-conditions.md) — Términos y condiciones - [Términos para pagadores](/terms-for-payers.md) - [Legal y cumplimiento](/trust.md)