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title: "Qualy + QuickBooks — Studentenzahlungen landen als Rechnungen in QuickBooks"
description: "Jede Qualy-Zahlung wird zur Rechnung in QuickBooks Online, jede Partnerprovision zur Eingangsrechnung, und bezahlt läuft in beide Richtungen. Was synchronisiert wird, was nicht, und was Ihre Buchhaltung tatsächlich zu sehen bekommt."
lastModified: "2026-10-15"
category: "accounting"
keywords: "accounting"
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# Studentenzahlungen landen als Rechnungen in QuickBooks. Niemand tippt sie noch einmal ab.

> Jede Qualy-Zahlung wird zur Rechnung in QuickBooks Online, jede Partnerprovision zur Eingangsrechnung, und bezahlt läuft in beide Richtungen. Was synchronisiert wird, was nicht, und was Ihre Buchhaltung tatsächlich zu sehen bekommt.

Ein Auszahlungsposten zum Abstimmen, nicht dreißig. Jede Zahlung, die Qualy einzieht, wird zur Rechnung in QuickBooks Online, jede Partnerprovision zur Eingangsrechnung, und bezahlt läuft in beide Richtungen.

- **Integration:** Qualy + QuickBooks
- **Category:** accounting
- **How Qualy sits in the flow:** One payment in Qualy, and everything else updates by itself.
- **What it removes:** Jede Zahlung eine Rechnung, jede Partnerprovision eine Eingangsrechnung. Niemand tippt sie noch einmal ab.
- **Status:** available today

## How it works

1. **Ein Student zahlt** — Karte, PayTo, Überweisung, eine Rate. Qualy zieht das Geld ein und stimmt es ab.
2. **Den Rest macht Qualy** — Ein Vorgang. Die Rechnung, die Eingangsrechnung für den Anteil des Partners, der Kunde, der Bezahlt-Status.
3. **QuickBooks stimmt bereits** — Rechnung an den Studenten, Eingangsrechnung an den Partner, beide als bezahlt markiert, bevor jemand eine Tabelle öffnet.

## What you can do with Qualy and QuickBooks

### Für die Buchhaltung

Der Monatsabschluss, der früher einen Tag Abtippen gekostet hat.

- Zahlt ein Student in Qualy, wird die passende QuickBooks-Rechnung als bezahlt markiert und die Zahlung angehängt.
- Legt Qualy einen Zahlungsplan an, wird jede Rate zu einer eigenen QuickBooks-Rechnung mit gesetztem Fälligkeitsdatum.
- Markieren Sie eine QLY-Rechnung in QuickBooks als bezahlt, erfasst Qualy die Zahlung beim Studenten und die Erinnerungen hören auf.
- Erfassen Sie eine Gutschrift in QuickBooks, wendet Qualy sie so an, wie Sie es gewählt haben, und der Student sieht den richtigen Saldo.
- Wird eine Zahlung in Qualy storniert, geht die unbezahlte QuickBooks-Rechnung mit, und eine bezahlte bleibt unberührt.

### Für alle, die Partner auszahlen

Provisionsrechnungen, die sich selbst schreiben, mit der richtigen Steuer.

- Wird ein Provisionsanteil in Qualy freigegeben, erscheint in QuickBooks eine Eingangsrechnung für den Partner auf dem Konto, das Sie zugeordnet haben.
- Rechnet Qualy für einen Partner selbst ab, trägt die Eingangsrechnung die RCTI-Nummer, sodass der Partner Ihnen nie etwas schicken muss.
- Wird der Partner über Qualy ausgezahlt, wird die QuickBooks-Eingangsrechnung am selben Tag als bezahlt markiert.
- Zahlen Sie die Rechnung eines Partners direkt in QuickBooks, markiert Qualy den Anteil als bezahlt, damit niemand zweimal zahlt.

### Für die Geschäftsführung

Bücher, die stimmen, ohne dass jemand nachsieht.

- Wird ein neuer Student in Qualy angelegt, wird der QuickBooks-Kunde über die E-Mail-Adresse gefunden oder einmal erstellt, nie doppelt.
- Kommt Umsatz herein, wird er über die QuickBooks-Klassen, die Sie zugeordnet haben, dem Kurs oder dem Campus zugewiesen.
- Fällt GST an, trägt die Zeile den Steuercode, den Sie zugeordnet haben, damit die BAS-Zeit ein Bericht ist und keine Ermittlung.

## What syncs, which way, and when

| In Qualy | Direction | In QuickBooks | When |
| --- | --- | --- | --- |
| Bezahlt-Status | Both ways | Bezahlt-Status | In beide Richtungen, bei jeder Änderung. Wer das Geld genommen hat, markiert es als bezahlt. Die andere Seite zieht nach. |
| Stornierte Zahlung | Qualy to QuickBooks | Rechnung gelöscht, bezahlte bleibt unberührt | Bei Stornierung in Qualy |
| Gutschrift in QuickBooks | QuickBooks to Qualy | Zahlung, Rabatt, Verrechnung mit dem Partner oder ignorieren | Ihre Wahl, pro Konto |
| Zahlung | Qualy to QuickBooks | Rechnung QLY-PYMT-1042 | Bei Anlage der Zahlung oder erst nach vollständiger Bezahlung. Ihre Wahl. |
| Provisionsanteil | Qualy to QuickBooks | Eingangs- oder Ausgangsrechnung mit der Nummer QLY-SPLT-3391 | Bei Freigabe des Anteils |
| RCTI (Selbstfakturierung) | Qualy to QuickBooks | Eingangsrechnung unter der RCTI-Nummer | Ihre Partner schicken Ihnen nie eine Rechnung. Qualy erzeugt die vom Empfänger erstellte Steuerrechnung, und die Eingangsrechnung trägt deren Nummer. |
| Student oder Partner | Matched, not copied | Kunde oder Lieferant | Über die E-Mail-Adresse. Nie doppelt, nie umbenannt. |
| Umsatz nach Kurs oder Campus | Qualy to QuickBooks | Klasse | Über die Klassen, die Sie zuordnen, damit Berichte so aufteilen, wie Sie ohnehin berichten |

## What this integration does not do

- **Fasst keine Rechnungen an, die Qualy nicht erstellt hat** — Alles in QuickBooks ohne QLY-Belegnummer gehört Ihnen. Es wird nie gelesen, bearbeitet, storniert oder synchronisiert.

- **Öffnet keine abgeschlossene Periode** — Eine Rechnung mit einem Datum vor Ihrem QuickBooks-Abschlussdatum bleibt unberührt. Die Änderung wird als übersprungen protokolliert, mit Grund, und nichts wird erzwungen.

- **Fasst keine bezahlte Rechnung an** — Stornieren Sie eine bezahlte Zahlung in Qualy, bleibt die QuickBooks-Rechnung genau so, wie Ihre Buchhaltung sie abgestimmt hat. Die Stornierung wird stattdessen auf unserer Seite zurückgenommen.

- **Schreibt die Vergangenheit nicht um** — Alles mit einem Datum vor Ihrem Startdatum wird nie gelesen, neu erzeugt oder bearbeitet.

- **Rät nicht bei einer Teilzahlung in einer anderen Währung** — Sie wird übersprungen und mit einem Grund protokolliert, den Sie in Ihrem Dashboard lesen können. Sie erledigen sie von Hand.

- **Führt keine zwei Kunden für Sie zusammen** — Wir ordnen über die E-Mail-Adresse zu. Hält QuickBooks bereits zwei Datensätze für dieselbe Person, nutzen wir den passenden und lassen den anderen unberührt.

If your setup needs something this page does not list, ask us. Most of what is on this page started as a customer asking.

## Setup

**Nichts vor Ihrem Startdatum wird angefasst.**

Sie wählen das Datum. Alles Ältere bleibt genau so, wie Ihre Buchhaltung es hinterlassen hat.

1. Bei QuickBooks Online anmelden. Keine API-Schlüssel, keine CSV-Dateien.
2. Die Zuordnung schlägt sich selbst vor. Qualy liest Ihren Kontenrahmen, Ihre Steuercodes, Artikel und Klassen und schlägt jedes Feld mit einer Konfidenz und einer Begründung vor. Sie bestätigen oder ändern.
3. Startdatum wählen und festlegen, ob Qualy als bezahlt markiert oder Sie das tun.

In jedem Tarif enthalten

## Capabilities

- Eine Zahlung in Qualy wird zur Rechnung in QuickBooks Online mit einer QLY-Belegnummer
- Ein Provisionsanteil wird zur Eingangs- oder Ausgangsrechnung
- Der Bezahlt-Status synchronisiert in beide Richtungen
- Gutschriften werden als Zahlung, Rabatt oder Verrechnung mit dem Partner angewendet
- Selbstfakturierung für Partner: Qualy erzeugt die RCTI, und die Eingangsrechnung trägt deren Nummer
- Zuordnung von Konto, Steuercode, Artikel und Klasse wird per KI vorgeschlagen und von Ihnen bestätigt
- Bezahlte Rechnungen werden nie storniert oder gelöscht
- Synchronisationsprotokolle und Fehlerquote sichtbar im Qualy-Dashboard

## Questions

### Ich habe bereits bezahlte Rechnungen in QuickBooks. Werden die neu erzeugt?

Nein. Alles mit einem Datum vor Ihrem Startdatum ist für die Integration unsichtbar. Wählen Sie bewusst ein Datum in der Vergangenheit, sehen Sie vorher genau, was angelegt würde.

### Was passiert bei einer Rückerstattung oder einer Gutschrift?

Sie legen einmal fest, wie eine in QuickBooks erfasste Gutschrift in Qualy ankommt. Als Zahlung, als Rabatt auf den Saldo des Studenten, als Verrechnung mit der Provision des Partners oder gar nicht.

### Funktioniert es mit QuickBooks Desktop?

Nein. Das hier ist ausschließlich QuickBooks Online. Wenn Sie auf Desktop sind, sprechen Sie mit uns über den API-Weg oder darüber, zuerst die Studentenseite zu Qualy zu holen.

### Kann ich für andere Dinge weiter aus QuickBooks heraus fakturieren?

Ja. Qualy verwaltet nur Rechnungen, die es selbst erstellt hat, und die tragen alle eine QLY-Belegnummer. Alles andere in Ihrem QuickBooks gehört Ihnen.

### Können Provisionsrechnungen auf ein anderes Konto gehen als Studentenrechnungen?

Ja. Studentenzahlungen und Provisionsanteile haben jeweils ihre eigene Kontenzuordnung, ihre eigene Steuerzuordnung und ihren eigenen Schalter dafür, wer als bezahlt markiert.

### Was, wenn mein Setup etwas braucht, das auf dieser Seite nicht steht?

Fragen Sie. Das meiste auf dieser Seite fing damit an, dass ein Kunde gefragt hat.

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